Vous êtes le gérant d’une agence d’architecture ou d’une société de suivi de chantier et vous envisagez de confier le développement de votre logiciel de suivi financier de chantier à SunSolutions ? Si c'est le cas, cet article vous apportera des réponses à vos questions potentielles.
En effet, le suivi financier d’un chantier est un processus complexe, chronophage et engageant la responsabilité de ses intervenants. Pour cette raison, nos clients ont pris la décision de faire appel à nos services afin d’optimiser leurs processus et d’alléger la gestion financière du chantier.
Vous découvrirez ici comment nous avons développé des logiciels de suivi de chantier pour des clients tels que Beasse Architecture et Laville & Co OPC.
Les défis rencontrés par nos clients avant le développement d’un logiciel de suivi financier de chantiers
Avant de faire appel à nos services pour développer leur logiciel, la majorité de nos clients géraient le travail colossal du suivi de chantier dans plusieurs fichiers Excel. Ils les mettaient à jour à chaque nouveau décaissement. Cependant, un fichier Excel est loin d’être optimal pour ce type de suivi, car il peut facilement fausser les résultats : une ligne en trop, une ligne en moins, une erreur de formule, un décaissement mal saisi ou un montant débité deux fois pourraient ruiner tout le suivi budgétaire.
Nos logiciels de gestion financière de chantiers pour architectes et OPC devait donc répondre à un certain nombre de besoins.
1. Simplifier, fiabiliser et automatiser le suivi financier du projet
Avant de faire appel à nos services, nos clients géraient la saisie des décaissements via des fichiers Excel pour assurer le suivi financier des chantiers. Cette méthode engendrait plusieurs difficultés :
Un suivi du budget fastidieux. Il ne suffisait pas seulement de mettre à jour les dizaines de fichiers Excel assurant le suivi des décaissements, mais aussi de tenir à jour le fichier d’analyse du budget en tant que tel.
Une gestion compliquée de la retenue garantie et du compte prorata liés à la construction de bâtiments commerciaux. Or, celle-ci nécessite un suivi rigoureux pour s'assurer que les montants sont correctement déduits.
Une collaboration complexe. En cas de travail à plusieurs, si deux personnes enregistraient des données simultanément, les dernières modifications écrasaient celles de l'autre.
Un accès limité aux informations en situation de mobilité.
En conséquence, le suivi devenait non seulement fastidieux, mais aussi sujet à de nombreuses erreurs potentielles. Cette approche n'était donc pas adaptée pour un suivi financier précis des lots, et nos clients avaient besoin d'une solution plus performante, plus fiable et automatisée.
2. Suivre les documents signés
Pour chaque lot et chaque entreprise, nos clients devaient faire signer plusieurs documents par le maître d’ouvrage et par le prestataire, notamment :
Le marché
Le devis correspondant
Un ordre de service validant le démarrage des travaux
Nos clients avaient besoin d’une application pour centraliser tous les documents et faciliter la vérification des signatures manquantes.
3. Fluidifier les procédures de paiement
Entre les fichiers Excel, les bordereaux de paiement à exporter en PDF et les RIB à joindre aux emails, les procédures de paiement étaient compliquées pour nos clients. Il y avait donc un réel besoin de fluidifier ce processus.
4. Analyser les données
Avant de faire appel à nos services, la majorité de nos clients rencontraient des difficultés pour analyser leurs données. Par exemple, ils souhaitaient connaître le coût au mètre carré pour chaque type de construction (villa, aluminium, bâtiments commerciaux, béton, etc.). Cette statistique était importante pour proposer des budgets plus rapidement aux futurs clients. Or, ils ne pouvaient pas récupérer ces informations avec les fichiers Excel, car les données étaient éparpillées.
La solution proposée par SunSolutions : un logiciel de suivi financier de chantiers sur mesure
Pour répondre aux besoins de nos clients, nous avons développé des logiciels de suivi financier de chantiers sur mesure. Ceux-ci intègrent toutes les fonctionnalités nécessaires, comme décrites ci-dessous.
1. Des logiciels pour un suivi financier de projet à la fois fiable, simple et automatisé
Grâce aux applications que nous avons développées pour nos clients, la gestion du budget est entièrement automatisée. Dès qu’un bordereau ou un marché est saisi, le budget est automatiquement mis à jour, permettant de suivre en temps réel le budget, les engagements (tous les devis signés mais non encore payés), ainsi que les montants déjà réglés.
Par exemple, pour certains de nos clients, nous avons mis en place des fonctionnalités telles que la saisie des retenues de garantie (0 % ou 5 %), la gestion des comptes prorata (0 % ou 1,5 %), ainsi que des options pour d’éventuelles régularisations. Nous avons également instauré le téléchargement obligatoire de la facture de situation.
Les clients pour lesquels nous avons développé des applications de suivi financier de chantiers ont constaté un gain de temps dans leur suivi quotidien, grâce à la centralisation et à l’unification du suivi budgétaire et des décaissements.
Ils ont également maintenant accès à toutes leurs données en mobilité. En effet, nos applications sont consultables directement dans un navigateur web ou via une application iPhone/Android dédiée.
2. Un suivi précis et centralisé des documents
Les applications que nous avons développées pour nos clients ont permis de centraliser tous les documents nécessaires, notamment les marchés, les ordres de service validant le démarrage des travaux et les devis correspondants. Elles ont également facilité la vérification des signatures manquantes.
La gestion centralisée des documents signés a facilité l’organisation et l’accès à l’information pour nos clients, tout en leur permettant de travailler aussi bien depuis le bureau qu'en mobilité via l’interface web ou les applications mobiles. Cela leur a donc permis un gain de temps considérable dans leur suivi quotidien.
3. Des procédures de paiement fluides
L’un des objectifs de nos applications était d'automatiser la génération du bordereau de paiement tout en effectuant un contrôle de cohérence immédiat. En quelques clics, le bordereau est généré et transmis automatiquement par email au maître d’ouvrage avec le RIB de l’entreprise à payer.
Nos applications de suivi de chantier sur mesure ont ainsi fiabilisé le travail des équipes, leur permettant de travailler plus sereinement et de réduire les risques d’erreurs.
Enfin, les relations avec les clients ont été simplifiées car les clients payeurs reçoivent automatiquement les bordereaux et les RIB des entreprises à payer.
4. Des rapports Power BI pour analyser les données
Afin de permettre une analyse approfondie des données, nous avons intégré des rapports Power BI à nos logiciels de suivi de chantiers. Ces tableaux de bord offrent des analyses détaillées, telles que le coût moyen par lot, le suivi des paiements, le suivi du budget, et une analyse par commune, entre autres.
L'ensemble de ces fonctionnalités, qui constitue le cœur même de nos logiciels de suivi financier de chantiers, a permis de répondre aux besoins exprimés par nos clients. Si vous souhaitez en savoir plus sur le déroulement du projet après cette phase de conception, nous vous invitons à consulter nos services de développement d’applications logistiques sur mesure.
Pour découvrir d'autres cas clients ou si vous avez des questions et souhaitez une application similaire, n'hésitez pas à nous contacter. Nous serons ravis de vous aider à optimiser vos processus et améliorer votre gestion financière de chantier.
